Vous souhaitez réaliser un compte rendu en anglais à la suite d’une réunion avec des interlocuteurs anglophones ? Document incontournable au sein de nombreuses entreprises, le compte rendu de réunion fait l’objet d’un certain formalisme et sa rédaction nécessite de connaître quelques bonnes pratiques. Voici nos conseils pour vous aider à rédiger un compte rendu de réunion en anglais de façon efficace, fluide et structurée.
Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ?
Le compte rendu de réunion (Meeting minutes -MoM- en anglais), est un document qui synthétise les échanges entre différents interlocuteurs ainsi que les grandes décisions prises lors d’une réunion d’entreprise.
Quel est l’objectif d’un compte rendu de réunion ?
L’objectif principal de ce document est de garder une trace écrite de ce qui a été dit, en toute transparence, et de fournir à chacun des participants un récapitulatif clair et structuré de la conversation et des décisions engagées. Ainsi, chaque interlocuteur connaît l’ordre du jour, son rôle, ses missions et ses objectifs, y compris les personnes n’ayant pas pu participer à la réunion.
C’est aussi un moyen d’éviter toute confusion ou ambiguïté qui pourrait générer des litiges ou des conflits. Le compte rendu peut également avoir une visée légale et être exigé par certaines instances (inspection du travail, des finances…).
La rédaction d’un compte rendu est systématique pour certains types de réunions, tels qu’un conseil d'administration, un comité d’entreprise ou une assemblée générale avec les décisionnaires d’une entreprise. Mais le compte rendu peut également être très utile pour formaliser un plan d’action lors d’une réunion d’équipe opérationnelle (par exemple, dans le cadre du démarrage d’un nouveau projet, d’une conduite de changement, d’un bilan…).
Qui rédige le compte rendu de réunion ?
Le plus souvent, le compte rendu est rédigé par l’un des participants de la réunion. Il peut également être réalisé par un ou une secrétaire, ou encore par un prestataire extérieur. La personne est désignée avant le début de la réunion et se charge de prendre des notes tout au long de l’échange.
Quand rédiger un compte rendu de réunion en anglais ?
Il peut arriver de devoir rédiger son compte rendu en anglais. Ce sera notamment le cas si la réunion se tient en anglais, ou si le document est destiné à être partagé avec des interlocuteurs anglophones (un partenaire commercial, un client, un actionnaire, des équipes multiculturelles…).
Il peut également être nécessaire de traduire le compte rendu de réunion en anglais, à partir d’un document rédigé en français ou dans une autre langue.
Les éléments à intégrer dans un compte rendu de réunion en anglais
Voici les principaux éléments que doit comporter un compte rendu de réunion :
- le nom (et éventuellement le titre de poste) des participants à la réunion (meeting attendees) et des personnes absentes qui doivent être représentées
- le nom de la personne qui rédige le compte rendu
- les destinataires
- le lieu et la date de la réunion
- l’ordre du jour (meeting agenda)
- la synthèse des échanges
- les décisions et mesures prises / à prendre (avec, pour chaque mesure, la date de réalisation et l’objectif visé).
- le plan d’action ayant été décidé
À la fin de la rédaction, le CR devra être relu et validé par l’ensemble des participants. Dans le cas d’un compte rendu en anglais, il pourra être très bénéfique de le faire relire également par un correcteur professionnel de langue maternelle anglaise.
Comment faire un compte rendu de réunion en anglais ?
L’objectif du compte rendu de réunion est donc de résumer la discussion tenue mais également de faire un récapitulatif des actions décidées.
Pour rédiger un compte rendu en anglais, il est important de se renseigner sur les normes spécifiques au pays de destination et à l’entreprise concernée. En effet, il faut savoir que certaines entreprises doivent respecter des exigences de conformité lors de la rédaction du compte rendu de réunion. Il faudra donc veiller à prendre en compte le formalisme imposé.
Bien préparer la prise de notes avant la réunion
Lors de la réunion, la personne chargée de la rédaction du compte rendu devra prendre rigoureusement des notes tout au long de l’échange. Il est important d’anticiper cette étape, de bien préparer la réunion et de s’organiser en amont pour assurer une prise de notes efficace. Pour ce faire, informez-vous sur l’objet de la réunion, la durée, le nombre de participants, l’organisation prévue…
Prenez aussi le temps de lister les différents éléments qui devront figurer dans le compte rendu. Cela vous permettra de définir la trame globale et de ne rien oublier.Pour être en mesure de rédiger un CR à la suite d’une réunion en anglais, il est également important d’avoir une excellente compréhension orale et d’être en mesure de demander à un participant de répéter, de reprendre un propos interrompu… Pour faciliter ce travail, il est possible d’enregistrer l’échange.
Les bonnes pratiques à connaître pour faire un compte rendu de réunion en anglais
Voici quelques bonnes pratiques à connaître pour rédiger un compte rendu de réunion de qualité, synthétique, clair et lisible en anglais, à partir des notes prises lors de l’échange :
- Utiliser un langage soutenu : il faudra exclure tous les propos informels et les marques de langage oral (hésitations, mots familiers…). Pour ce faire, il est nécessaire de maîtriser l’anglais professionnel (business english), avec l’utilisation d’un lexique spécifique au monde de l’entreprise.
- Structurer son compte rendu : avec un en-tête, des titres avec les principaux sujets à l’ordre du jour et des sous-titres (points abordés, décisions, mesures…).
- Éliminer les redondances, les détours, les digressions, les propos inaboutis…
- Soigner la rédaction : le style, la syntaxe, la grammaire et l’orthographe anglaises doivent être irréprochables.
- Après la réunion, ne pas trop attendre pour rédiger le compte rendu (de cette façon, vous aurez encore en mémoire les échanges et la rédaction en sera grandement facilitée)
- Rester neutre et factuel (ne pas intégrer de remarques ni d’observations personnelles)
Quels sont les différents types de comptes rendus en anglais ?
Il faut savoir qu’il existe différents formats pour la rédaction d’un compte rendu de réunion, tels que :
Le compte rendu exhaustif
Aussi appelé “compte rendu verbatim”, il vise à rapporter l’ensemble des propos de manière exhaustive. Les échanges sont retranscrits puis reformulés dans un langage écrit soutenu. C’est un format assez rare, réservé aux exigences légales. Très souvent, la réunion est enregistrée pour faciliter la retranscription.
Le compte rendu des actions
Il est également possible de mentionner uniquement les grandes décisions de la réunion : les actions à mener, les échéances et la répartition des rôles. Le format est court, et l’objectif est ici d’apporter une vue d’ensemble claire et rapide.
Le compte rendu synthétique des discussions
Ce format consiste à récapituler les grandes lignes de la réunion, en supprimant les redondances et les digressions. C’est l’un des formats les plus utilisés. Il permet d’avoir une synthèse claire et fidèle des points importants.
Le choix du format dépendra principalement de l’objectif du compte rendu : le document est-il destiné à l’archivage ? À la communication interne auprès d’une équipe multiculturelle ? Ou a-t-il vocation à être partagé auprès de parties externes anglophones (investisseurs, partenaires commerciaux…) ?
À qui faire appel pour rédiger un compte rendu en anglais ?
Il faut savoir que la rédaction d’un compte rendu en anglais est loin d’être un exercice facile, même avec un niveau d’anglais élevé. En effet, le compte rendu de réunion en anglais est un document à la fois technique et très précis. Le rédacteur est amené à utiliser des terminologies spécialisées et à rédiger dans un langage très formel et soutenu.
La meilleure façon de garantir la qualité du compte rendu de réunion est de faire appel à un professionnel natif. Pour cela, vous pouvez vous tourner vers une agence de services linguistiques. Chez Alphatrad, nous proposons par exemple des services de transcriptions en anglais et dans de nombreuses autres langues.
Nous proposons également des prestations de relecture pour contenus multilingues, afin de bénéficier d’une révision et d’une correction de vos comptes rendus de réunion en anglais. Enfin, si vous souhaitez faire traduire un compte rendu du français vers l’anglais, nous mettons à votre disposition un traducteur professionnel spécialisé dans votre secteur d’activité.
À savoir : il est important de faire appel à un professionnel originaire du pays anglophone concerné par la traduction. En effet, il existe de nombreuses différences de langage entre l’anglais britannique et l’anglais américain.
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Nos réponses à vos questions sur le compte rendu de réunion en anglais
Faire un compte rendu de réunion en anglais nécessite de posséder une excellence maîtrise de la langue. Il faut tout d’abord prendre des notes minutieuses lors de la réunion, avant de rédiger le compte rendu dans un anglais professionnel. Vous pouvez également enregistrer la réunion et faire rédiger le compte rendu en anglais par une agence de services linguistiques multilingues. A minima, il est conseillé de le faire relire et corriger par un professionnel natif. Si vous souhaitez traduire un compte rendu du français à l’anglais, il faudra faire appel à un traducteur professionnel spécialisé dans votre corps de métier.
Un compte rendu de réunion est un document écrit et structuré qui doit mentionner certaines informations précises (date, objet de la réunion, nom des participants…). Le compte rendu peut prendre plusieurs formes (compte rendu synthétique, exhaustif, compte rendu des actions…), mais il doit toujours être rédigé dans un style formel et neutre. En effet, il doit uniquement relater des faits (à l’image de certains textes de nature journalistique par exemple).
Le procès-verbal, ou PV, est un compte rendu qui vise à consigner des déclarations et des délibérations lors d’une assemblée. Il fait l’objet d’un plus grand formalisme que le compte rendu de réunion. En anglais, le terme « procès-verbal » se traduit par le mot minutes.