Vous souhaitez faire légaliser ou apostiller un document établi à l’étranger et vous vous interrogez sur la marche à suivre ? Alphatrad vous dit tout ce qu’il faut savoir sur la légalisation d’un document étranger et revient sur les grandes étapes à suivre dans le cadre de cette démarche.
Qu’est-ce que la légalisation d’un document étranger et à quoi ça sert ?
La légalisation d’un document étranger destiné à une instance administrative française est une démarche d’authentification visant à certifier la véracité de la signature ; de la fonction et de l’autorité du signataire ; et de l’identité du sceau ou du timbre. La légalisation permet ainsi d’attester de la valeur juridique d’un acte étranger dans le pays d’origine du signataire.
Cette démarche d’authentification peut être exigée par l’administration française dans plusieurs cas de figure. Elle peut notamment être nécessaire dans le cadre d’une démarche internationale, telle que :
- Un retour d’expatriation ;
- La création d’une filiale à l’étranger ;
- Un appel d’offres à l’étranger ;
- Une demande d’équivalence académique en France après des études dans une université étrangère ;
- Une demande de naturalisation ;
- Un mariage entre conjoints étrangers ;
- Une démarche d’adoption ;
- …
La démarche de légalisation peut, à l’inverse, être réalisée pour un document établi en France et destiné à un pays étranger. Les obligations et démarches de légalisation ne seront pas les mêmes selon l’acte à authentifier et selon les pays concernés.
Quels documents peuvent faire l’objet d’une légalisation ?
La plupart des actes publics et privés étrangers peuvent faire l’objet d’une légalisation en France. Il peut notamment s’agir :
- d’un acte d’état civil (acte de décès, acte de naissance, acte de mariage…) ;
- d’un acte notarié ;
- d’un acte émis par une juridiction judiciaire ou administrative (jugement de divorce, etc.) ;
- d’actes sous seing privé (attestation sur l’honneur, lettre de recommandation, certificat d’hébergement, facture, reconnaissance de dette…) ;
- …
Légalisation ou apostille : que choisir ?
L’apostille est une démarche d’authentification simplifiée et plus rapide que la légalisation. Elle est régie par la Convention de la Haye et effectuée par une cour d’appel auprès du service des Apostilles. L’authentification par apostille est attestée via l’apposition d’un timbre (nommé « apostille »). Elle consiste, comme la légalisation, à certifier l’authenticité du sceau, de la signature et de l’identité du signataire.
Le choix de la procédure d’authentification dépend, là encore, des pays concernés.
Par ailleurs, certains documents étrangers n’ont pas besoin de faire l’objet d’une légalisation, ni d’une apostille, quand le pays émetteur de l’acte a conclu avec la France un accord international pour ce type de documents. C’est notamment le cas de certains documents publics.
Comment faire légaliser ou apostiller un document étranger ?
Etape 1 : Faire traduire le document étranger à légaliser ou apostiller
Avant de démarrer une quelconque démarche d’authentification, le document rédigé en langue étrangère doit tout d’abord être traduit en français par un expert-traducteur assermenté, seul professionnel habilité à réaliser une telle traduction officielle. Cette traduction certifiée, copie conforme de l’original, atteste de la valeur juridique du document traduit. Cette étape est obligatoire avant une démarche de légalisation ou d’apostille.
Chez Alphatrad, nous sommes en mesure d’effectuer tous types de traductions assermentées, quel que soit le couple de langues (anglais-français, allemand-français, espagnol-français, arabe-français…). Le document est confié à un expert-traducteur assermenté, qualifié et expérimenté. Ce dernier se charge également d’effectuer les démarches de légalisation et d’apostille de votre document étranger en France : c’est le gage d’une traduction officielle clé en main, exploitable immédiatement. Contactez-nous pour en savoir plus.
Etape 2 : Faire une demande de légalisation ou d’apostille
Une fois la traduction délivrée, le commanditaire devra remettre le document d’origine accompagné de sa traduction à l’ambassade ou au consulat français du pays émetteur. L’acte doit, par ailleurs, avoir été pré-légalisé par l’autorité compétente du pays émetteur (il s’agit, le plus souvent, du ministère des affaires étrangères). Une fois la procédure finalisée, un cachet officiel de légalisation sera apposé sur le document afin d’en attester son authentification.
Dans certains cas, la demande d’authentification peut être refusée, par exemple :
- si le document est exempt de signature ou de sceau original ;
- si la signature ou le sceau sont inconnus ou ne peuvent pas être vérifiés ;
- s’il s’agit d’un certificat religieux (certificat de baptême par exemple) ;
- si le document est laminé ou collé ;
- si le document est délivré par une instance non reconnue ;
- …
Les coûts et délais de légalisation et d’apostille d’un document étranger
Les délais de légalisation dépendent de la durée de traitement nécessaire pour la pré-légalisation par les autorités du pays émetteur de l’acte. Cette démarche, qui nécessite une double légalisation, est toutefois plus longue qu’une procédure d’authentification par apostille.
Pour légaliser un document étranger, le commanditaire peut également s’adresser à une agence spécialisée dans ce type de services d’authentification.
Les coûts d’une démarche de légalisation d’un document étranger varient selon le pays émetteur : ils peuvent varier de 20 € à plus de 100 € selon l’État concerné.
→ Bon à savoir : les règles de légalisation et d’apostille d’un acte public français vont être modifiées à partir du 1er janvier 2025, par les décrets n°2021-1205 du 17 septembre 2021 et n°2023-25 du 23 janvier 2023.
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Nos réponses à vos questions sur la légalisation et apostille de documents étrangers
Pour faire légaliser un document français destiné à être remis à une instance étrangère, il est tout d’abord nécessaire de faire légaliser l’acte par le Bureau des légalisations du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Le document devra ensuite être « surlégaliser » par le consulat ou par l’ambassade en France du pays auquel il est destiné.
Pour faire légaliser un document français à l’étranger, le demandeur doit s’adresser au bureau des légalisations du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Quant à la légalisation d’un document étranger pour la France, elle doit être effectuée par l’ambassade ou par le consulat français du pays d’où provient l’acte.
La demande de légalisation d’un document étranger en France doit au préalable faire l’objet d’une traduction assermentée. Certaines agences de traduction, telles qu’Alphatrad, peuvent se charger, dans certains pays, de faire légaliser ou apostiller le document étranger. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus. S’il effectue les démarches par lui-même, le demandeur devra alors s’adresser à l’ambassade ou au consulat français du pays émetteur de l’acte. Quant à la demande de légalisation d’un document français à l’étranger, elle doit être effectuée auprès du Bureau des légalisations du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.